해외영업스토리#13- official letter for Declaration 작성법

해외영업스토리#13- official letter for Declaration 작성법

 

Declaration을 검색해보면, (정부나 단체의) 선언문, 선언, 공표 / (감정이나 신념을 나타낸) 맹세 / (자세한 정보를 담은) 신고서로 나옵니다.

 

 

 

업체에서 Declaration을 요구하는 경우는 대게 계약조건과 다른 사항들이 있어 계약서와 동일한 효력을 얻고자 요청하는 경우가 많습니다. 업체에 중요한 사항을 공식적으로 전달하고자 할때도 사용 됩니다. 

 

 

 

이번 경우는 기계 설치 시 운전을 제조사에서 시행했어야 하나 코로나로 인해 대체 엔지니어가 방문하여 완벽하게 설치를 하지는 못했습니다. OQ(Operation Qualification)을 제대로 수행하지 못했습니다. 기계에 기능들이 정상적으로 작동을 하는지 일부로 알람을 띄워보고 조치하는 작업들인데 대체 엔지니어이기 때문에 무리가 있었습니다.

 

 

 

쉽게말하자면, 미비한 항목에 대해 보증하라는 Declaration 입니다.

 

 

 

 

 

 

 

업체에서 생산이 급한 상황이고, 엔지니어는 보낼수 없는 상황이라, 해당 Alarm list가 제품에는 지장이 없다는 Declaration 입니다. 

 

 

 

 

 

 

입사 초기에는 Declaration 이나 Authority와 같은 Official letter 를 요청 받으면 어떻게 작성해야 할지 막막하기도 하고, 겁이 나기도 했습니다. 서류 하나 잘못하면 큰일이 날것 같은....

 

 

 

물론, 잘못 작성하면 나중에 고객사로부터 발목을 잡혀, 곤란한 상황들이 발생하기도 하지만, 평소 작성하는 이메일을 좀더 격식을 갖추어 쓰고, 회사로고 및 양식을 갖추는 서류라고 생각해셔도 무방할듯 합니다. 

 

 

 

물론 회사마다 틀리겠지만, 저희 회사는 70% 매출이 해외시장에서 발생하고 있습니다. 이제 7년정도 일을 한것 같은데 업무를 진행하면서 소송에 휘말린적은 한번도 없습니다. 가끔 소송한다 / 계약 취소한다 등등의 협박을 받은 적은 있지만, 흔한 일은 아니라고 생각합니다. 

 

 

 

하지만, 이런 서류를 작성할때는 추후 분쟁시 분리해질 수 있는 코멘트는 가급적 우회적으로 작성하는것도 방법이라고 생각합니다. 보통은 업체에서 이런 멘트를 넣어서 달라고 원하는 내용을 그대로 보내는 경우도 있습니다.

 

 

 

읽어보고 문제가 없다면, 그대로 작성하지만 읽어보고 사실가 조금 다르거나 너무 업체에게만 유리하게 작성이 되어있다면 적당히 수정해서 작성하시는 것을 추천드립니다.