해외영업에서 가장 중요한 이메일 잘 쓰는 방법 (진정한 소통)

해외영업에서 가장 중요한 이메일 잘 쓰는 방법 (진정한 소통)

 

 

해외영업에서 고객과의 온 & 오프라인 미팅 / PT / 전화통화 / 대리점을 통한 내용 전달 등 다양한 의사전달 방법이 있지만, 가장 많이 쓰이고 가장 중요한 것이 이메일이라고 생각합니다.

 

 

 

 

해외영업 이메일을 떠올리면, 영어로 의사소통을 한다는 부담감에 자신의 생각이 100% 전달 되지도 않을 수도 있다. 하지만, 실제 느낀점은 영어실력은 큰 문제가 되지 않는다. 상대방의 이메일을 이해할 수 있고, 상대방이 나의 이메일을 이해만 할 수 있으면 충분합니다.

 

 

 

 

요즘 읽고 있는 "어떻게 원하는 것을 얻을까?"라는 책에서 진정한 소통을 위한 이메일 방법이 나왔는데 너무 공감이되 경험과 함께 기재 합니다. 

 

 

 

 

1. 이메일 내용의 전체적인 어조를 알려라. 친근한 마음을 담아 메일 드립니다. 당황스러운 마음으로 메일을 드립니다. 건설적인 비판을 위해 이글을 씁니다. 세 가지 예시가 나오고 있으나, 실제 비즈니스에서 잘 사용되는 예시는 아니지만, 전체적인 어조를 알려야 되는 것에는 공감. 해외영업 특성상 하루에 수많은 이메일을 접하기에, 도입부에 간단하게 I am writing this eamil for xxxxx라고만 간단히 언급해주면 집중 or 패쓰 할 수있다.

 

 

 

 

2. 상대방의 이메일에 즉각 반응하지마라. 빠른 회신이 좋은 경우도 있지만, 빠른 회신을 위해 실수한 적이 많다. A라는 프로젝트에 해서 내가 B라고 생각을 하고 있으면 상대가 C의 내용을 전달해도 B로 해석해  받아들이는 경우가 종종 있다. 나중에 다시 읽어 보면, C로 이해한 나 자신이 신기할 정도이다. 이메일의 내용이 무언인지 나의 생각을 배제하고 상대방의 입장에서 메일을 읽은 후 차분히 보낼 것을 추천한다. 

 

 

 

 

3. 이메일을 보내기 전에 상대방의 입장에서 다시 검토하라. 위의 항목과 비슷한 관점이다. 스트레스가 심하고 예민한 상황에서 메일을 작성하면, 좋지 않은 느낌이 전달되는 경우가 종종있다. 여기서 말하는 방법은, 상대방이 가장 기분이 나쁜 상황이란 가정 하에 내용을 작성하라고 나와있다. 메일을 하루에 1,2개 정도 보내면 적용해 볼 수 있겠지만, 하루에 수십 통을 보내는데 모두 적용을 하기에는 조금 무리가 있을 것 같다. Anyway, 상대방의 입장에서 읽은 후 보내기 버튼을 누르는 것에는 백번 공감.

 

 

 

 

4. 첫 부분에 상대방과 관련된 인간적인 내용을 넣어라. 그쪽에서 눈이 많이 내렸다고 들었는데 괜찮으신지요? 같은 내용을 넣으면 보다 인간적인 소통을 하는 느낌을 준다. 이메일은 이미 알고 있는 사람들과 주고 받기도 하지만, 해외영업에서는 만나보지 못한 사람들과 소통하는 경우가 많기에 더 큰 효과를 볼 수 있다. 형식적으로 느낄 수 도 있겠지만, 가벼운 안부인사는 상대방에 대한 좋은 인식을 심어주게 된다. (Mr/s xxx = Gentle)

 

 

 

 

5. 절대 흥분한 상태에서 이메일을 보내지 마라. 흥분하면 의도하지 않는 내용까지 쓸 수 있다. 쓰더라도 초고로 보관했다가 나중에 다시 수정하라. 예전에 흥분해서 파트너와 이메일로 실시간으로 다툼을 벌인적이 있는데 지금 생각해도 후회스럽고 부끄럽다. 흥분한 상태에서는 잠시 자리에서 벚어나 자신만의 RE-FRESH 방법이 필요하다. (나의 경우는 5분 정도 옥상에 올라가서 바람을 쐬거나 차에 가서 눈을 잠시 감고 정리한다)

 

 

 

 

6. 가능한 간결하게 써라. 이메일에는 그사람의 성격이 나온다. A 국가 대리점은 만나면 피곤할 정도로 말이 많다. 역시나 이메일도 기본적으로 너무 길다. 경험상 말이 많고 강박증 성향의 있는 사람들이 대게 그렇다. 메일을 읽기도 전에 지치고 읽기가 싫다. 글이 길어질 것 같을 때는 이메일은 최대한 간결하게 전송 후 전화를 걸어 부연설명을 하는 편이 효율적이다.

 

 

 

 

7.  중요한 내용일 경우, 동료나 친구에게 검토를 부탁하라. 어려운 기술 설명 or 중요한 안건을 전달할떄는 상급자에게 무슨 내용인지 이해가 되는지 검토를 부탁한 해서 도움을 받았다. 단, 상대방을 잘 골라서 검토를 부탁해야지 공감능력이 떨어지는 사람에게 부탁할 경우 오히려 산으로 가는 경우도 있으니 조심하자.

 

 

 

8. 기분이 나쁠 때 이메일을 보내야 한다면 서두에 미리 양해를 구하라. 최선의 방법은 5번에서 말했든 흥분을 가라 앉히고 메일을 보내야 한다. 하지만, 시간이 지나도 흥분이 가라앉지 않을 경우 or 강하게 말해야 하는 경우에는 I am sorry for informig that이라고  양해를 구하고 내용을 작성하자.

 

 

 

 

9. 유머는 거의 모든 상황에서 긍정적인 효과를 발휘한다. 가장 간단한 방법으로는 상대 국가의 언어로 안녕하세요/고맙습니다/잘지십니까의 표현을 작성하면 분위기가 좋아진다. 반대로 외국 사람이 이메일 앞에 안녕하세요 (한글 or An nyeng ha se yo라고 작성한다면 읽기 전에 일단 미소가 지어질 것이다)

 

 

 

 

10. 상대방의 의사소통 스타일을 감안하여 최대한 비슷하게 써라. 상대방의 어투를 흉내 내라는 것이 아니다. 상대방이 이해하기 쉬운 어조로 쓰라는 것이다. 서두에 말했듯이 상대방이 이해할 수 있는 간단한 영어가 Best라고 생각한다. 대부분의 파트너가 영어를 잘 하지만, 그래도 Second langauage라는 것을 생각하자. 또한 English native speaker들도 간단하고 쉬운 표현을 선호한다. 괜히 고급 어휘 찾느라 시간을 소모하지 말고, 머리에 있는 간단한 표현도 OK.