* 해외영업 업무 프로세스 (제조업 기준)
업종 및 회사의 따라 조금의 차이는 있겠지만, 자사(기계 제조업) 기준으로 알려드리도록 하겠습니다. 대부분 비슷한 흐름으로 진행된다고 보셔도 무방합니다.
1) URS (User Requirement Specification) 접수.
- 업체에서 신규 프로젝트가 생기면, 필요한 사항을 기재해 현지 파트너 or 제조사에게 직접 URS를 전달합니다. 적게는 10page에서 많게는 100page 분량이며 입찰 방식의 프로젝트의 경우(대부분의 국영기업) 분량도 많고 부수적인 서류도 많이 요구됩니다.
URS의 경우 업체에 특성에 따라 형식적으로 기재하기도 하고 굉장히 까다롭게 기재 후 하나하나 답변을 입력할 것을 요구하기도 합니다. 업체 성향을 잘 파악하고 있다면 그에 맞게 대응하나, 기본적으로 URS는 꼼꼼히 검토가 이루어져야 추후 문제없이 프로젝트가 잘 마무리됩니다.
2) QUOTATION 발행
- 업체의 URS를 토대로 내부 기술검토를 걸쳐 가장 중요한 견적서를 발행합니다. 일부 업체는 추후에 금액이 증액되기도 하나, 일부 업체는 금액 변경이 어렵기 때문에, 처음에 URS 바탕으로 견적을 제대로 만들지 않는다면, 무상으로 해당건을 제공하는 일이 발생할 수도 있으니 매우 중요합니다.
EX) URS에 분명히 기재가 되어있는데 왜 해당 아이템이 없냐고 따지는 경우 곤란합니다... 사실 URS 분량이 너무 많다보면 놓치는 부분이 전혀 없기는 힘든 경우가 많이 있습니다. 미안하다고 합리적으로 설명을 하면 받아 드리는 경우도 있으나, 듣지 않는 업체도 있습니다.
3) NEGOCIATION
- 대부분의 해외영업은 현지 파트너가 있기 때문에 고객과 직접 협상을 하기보다는 대리점과 가격 네고를 진행합니다. 대리점이 없는 시장의 경우 손님과 직접 네고를 진행합니다. 나라 특성에 따라 네고 가격이 천차만별입니다. 예를 들어 A 국가는 10% DISCOUNT로 계약이되기도 하고 B국가는 40% DISCOUNT후 계약이 되기도 합니다. 따라서, 국가에 따라 견적 당시 Price mark-up이 필요합니다.
편한 방법으로는 대리점에게 자사가 꼭 받아야 하는 net 금액을 대리점에 알려주고, 대리점 능력치에 따라 가격 네고가 진행됩니다. 디스카운트가 적으면 그에 따른 수수료를 많이 챙기고 디스카운트가 많으면 수수료가 적어지는 구조입니다. 대게 회사마다 시장에 따라 정해놓은 비율이 있습니다. 비율이 없다면 다수의 프로젝트를 진행 시 분쟁이 발생하기에 대리점에게 비율을 오픈하고 진행하고 있습니다.
4) ORDER
- 계약이 확정되면 PI(Proforam Invoice)를 업체에 전달 후 PO(Purchase Order)를 받습니다. PO를 받았다면 90% 정도는 계약이 확정되었다고 생각해도 무방하나 PO를 받은 후 프로젝트가 지연되거나 없어지는 경우도 종종 발생하니 돈이 입금되기 전까지는 끝난 게 끝이 아니라는...
결제 조건에 따라 T/T, LC, CAD, USANCE 등등의 다양한 결제 방식이 존재하나 현금 박치기 T/T를 가장 선호합니다.
5) MANUFACTURING
- 선수금이 입금되면 기계제작을 시작합니다. 기계 및 기술적인 부분들을 진행할 때는 업체에 승인을 받은 후 진행. 추후 분쟁 방지를 위해 업체 승인이 이루어져야 진행이 되는데 업체에 따라 승인이 빨리 이루어지기도 늦게 이루어지기도 천차만별로 진행. 4개월 납기가 업체 사유로 1년으로 변경되기도 하고, 3개월로 당겨지기도 합니다. 이때부터가 프로젝트가 본격적으로 진행된다고 생각하면 될 것 같습니다.
6) FAT(Factory Acceptance Test)
- 기계가 완성되면 업체에서 기계 검사가 진행됩니다. 고가의 기계로 부피도 상당하기 때문에 제조사 공장에서 모든 절차가 완벽히 이루어져야지 검수가 제대로 진행되지 않을 경우 현지에서 기계에 큰 문제가 발생 시 엔지니어 출장 및 물건 배송등 등 일이 복잡해지기 때문에 일주일 정도 손님이 공장으로 방문해 기계를 체크합니다. 초기 URS를 제대로 보지 않았다면, 여기서 많은 문제들이 발생합니다. 외국에서 온 손님들이기에 검수 후 마지막 날 하루 정도는 보통 관광이 진행되기 때문에, 검수의 일부로 생각해도 무방할 것 같습니다.
7) SHIPMENT
- 검수가 잘 마무리된 이후에는 선적에 필요한 선적서류를 준비해 업체에 승인을 받은 후 선적이 진행됩니다. 배편을 확인 후 대게 4 일전에 공장에서 출고가 진행됩니다. 기계가 목적항에 도착이 되면 통관 후 INCOTERMS를 기반으로 한 DELIVERY CONDITION에 따라 최종 배송이 진행됩니다. 통관은 복불복 개념으로 오래 걸리기도 짧게 걸리기도 합니다.
8) SAT (Site Aceeptance Test)
- 앞에 FAT가 제조사 공장에서 진행된 테스트였고 SAT는 고객의 공장으로 엔지니어들이 출장을 가 기계가 가동될 수 있도록 기계 셋팅 및 테스트 / 교육까지 완료가 된 후에 프로젝트가 마무리게 됩니다. 대부분의 업체가 계약금의 5~10%를 SAT 후에 지급을 하기 때문에 엄밀히 말해 잔금까지 입금이 되면 끝이 납니다.
처음부터 끝까지 기간을 따지자면 짧게는 6개월에서 길게는2년 이상의 시간이 걸리기도 합니다. 대기업의 경우 영업사원은 계약 이후 프로젝트를 타 부서에 넘기겠지만, 대부분의 중소기업은 처음부터 끝까지 영업사원이 모두 개입을 하는 SYSTEM입니다.
장점은 모든 프로세싱을 습득하며 배우는 것도 많습니다. 단점은, 그만큼 스트레스 + 할일이 너무 많습니다. 직접처리 할 수 있는 일이라면 일이 많아도 쳐내겠지만, 대개 내부 부서와 의견 조율을 해야 하는 일이 많아 손님과 직접 상대하는 외부 영업보다, 회사사람들과 협업하는 내부 영업이 더욱더 힘든 것 같습니다.
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